Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik

1.         Apa fungsi system pengendalian manajemen sektor publik ?

Fungsi system pengendalian manajemen sektor publik meliputi beberapa aktivitas, yaitu:

Ø  Perencanaan

Ø  Koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi

Ø  Komunikasi informasi

Ø  Pengambilan keputusan

Ø  Memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi

Ø  Pengendalian

Ø  Penilaian kinerja

Tujuannya adalah

Ø  Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer dan unit organisasi yang dipimpinnya

Ø  Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi

Ø  Memfasilitasi terbentuknya goal congruence

Ø  Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tuga manajer pusat

Ø  Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan

Ø  Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien

Ø  Sebagai alat pengendalian anggaran

2.         Jelaskan tujuan dan manfaat terbentuknya pusat pertanggungjawaban!

Manfaatnya untuk menciptakan hubungan yang optimal antara sumber daya input yang digunakan dengan output yang dihasilkan dikaitkan dengan target kinerja. Input diukur dengan jumlah sumber daya yang digunakan sedangkan output diukur dengan jumlah produk atau output yang dihasilkan.

3.         Jelaskan struktur dan proses pengendalian manajemen!

Proses pengendalian manajemen pada organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan menggunakan saluran komunikasi formal maupun informal. Saluran komunikasi formasl terdiri dari aktivitas formal dalam organisasi yang meliputi : perumusan strategi, perencanaan strategik, penganggaran, operasional (pelaksanaan anggaran), dan evaluasi kinerja. Saluran komunikasi informal dapat dilakukan melalui komunikasi langsung, pertemuan informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking around.

4.         Jelaskan elemen pengendalian manajemen sektor publik !

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

a.         Pengendalian preventif. Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi dan perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

b.         Pengendalian operasional. Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

c.          Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.

5.         Apa tujuan dan pentingnya perencanaan strategi bagi organisasi?

Manfaat perencanaan strategik bagi organisasi antara lain:

Ø  Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif

Ø  Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan

Ø  Sebagai saran untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal (efektif dan efisien)

Ø  Sebagai kerangka untuk pelaksanaan tindakan jangka pendek

Ø  Sebagai sarana bagi manajemen untuk dapat memahami strategi organisasi secara lebih jelas

Ø  Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi

Tujuan utama perencanaan strategik adalah untuk meningkatkan komunikasi antara manajer puncak dengan manajer level bawahnya.

6.         Bagaimanakah proses perumusan strategi pada organisasi sektor publik?

Terdiri dari lima komponen dasar, yaitu:

Ø  Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh manajemen eksekutif organisasi dan memberikan rerangka pengembangan strategi serta target yang akan dicapai

Ø  Analsis atau scanning lingkungan, terdiri dari pengidentifikasian dan pengukuran (assessment) faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang harus dipertimbangkan pada saat merumuskan strategi organisasi.

Ø  Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategic

Ø  Perumusan, evaluasi, dan pemilihan strategi

Ø  Implementasi dan pengendalian rencana strategik

7.         Jelaskan perbedaan rumusan strategi dengan perencanaan strategi!

Perumusan strategi merupakan proses untuk menentukan strategi. Sedangkan perencanaan strategik adalah proses menetukan bagaimana mengimplementasikan strategi tersebut.

8.         Berikan evaluasi mengenai efisiensi dan efektifitas birokrasi pemerintah di Indonesia!

Terkait dengan sistem birokrasi Indonesia yang cenderung lambat dan berbelit-belit, maka kalangan tertentu mengemukakan pentingnya reformasi birokrasi. Kata reformasi diarahkan pada terwujudnya efisiensi, efektivitas, dan pemerintahan yang bersih. Reformasi ini diarahkan pada perubahan masyarakat yang termasuk didalamnya masyarakat birokrasi, dalam pengertian perubahan ke arah kemajuan. Dari pengertian ini, maka reformasi ruang lingkupnya tidak hanya terbatas pada proses dan prosedur, tetapi juga mengaitkan perubahan pada tingkat struktur dan sikap tingkah laku. Arah yang akan dicapai reformasi antara lain adalah tercapainya pelayanan masyarakat secara efektif dan efisien.

Upaya yang dilakukan agar birokrasi mampu melaksanakan misi utama yakni memberikan pelayanan secara efektif dan efisien kepada masyarakat. Jawabannya harus dengan melakukan perubahan atau reformasi, bukan saja terbatas pada proses dan prosedur, tetapi juga mengaitkan perubahan pada tingkat struktur, sikap dan tingkah laku / etika.